Apartman Yönetimi Evrakları 2025-2026

Ana Sayfa › Blog · 21 Ağustos 2025 — Gözde Yönetim

21 Ağustos 2025, Mersin - Profesyonel bir apartman yönetimi, sadece binaları değil, aynı zamanda o binalara ait bilgileri, belgeleri ve en önemlisi hukuki kayıtları da yönetir. Düzgün tutulmuş bir evrak arşivi, yönetimin şeffaflığının ve hesap verebilirliğinin en somut kanıtıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK), yöneticiye bu belgeleri tutma ve saklama konusunda net sorumluluklar yüklemiştir.

İster yeni seçilmiş bir yönetici, ister denetçi, isterse de haklarını bilmek isteyen bir kat maliki olun, bu rehber apartman yönetiminin temelini oluşturan tüm evrakları ve ne işe yaradıklarını anlamanız için hazırlanmıştır.

Apartman Yönetimi Evrakları

1. TEMEL HUKUKİ VE KURUCU BELGELER (Arşivin Temeli)

Bu belgeler, apartmanın kimliği ve anayasasıdır. Kalıcı olarak ve özenle saklanmalıdır.

• Yönetim Planı: Apartmanın tapuya şerhli anayasasıdır. Ortak yaşam kurallarından aidat paylaşımına kadar her türlü temel kural bu belgede yer alır. Yönetici, bu planın bir kopyasına mutlaka sahip olmalı ve tüm kararlarını bu plana uygun almalıdır.
• Mimari Proje ve Yerleşim Planları: Binanın onaylı mimari, statik ve tesisat projeleridir. Özellikle büyük tadilatlarda veya arızalarda başvurulacak en temel teknik belgelerdir.
• İskan Ruhsatı (Yapı Kullanma İzin Belgesi): Binanın yasal olarak oturuma uygun olduğunu gösteren belgedir.

2. ZORUNLU RESMİ DEFTERLER (Yasal Kanıtlar)

Bu defterler, yönetimin en önemli hukuki belgeleridir ve mutlaka noter tasdikli olmak zorundadırlar.

• Karar Defteri: Kat Malikleri Kurulu (Genel Kurul) ve (varsa) Yönetim Kurulu tarafından alınan tüm kararların tarih ve numara sırasıyla kaydedildiği defterdir. Bu deftere yazılıp imzalanmayan bir karar, hukuken "yok" hükmündedir.
• İşletme Defteri (Gelir-Gider Defteri): Apartmanın tüm mali hareketlerinin, yani toplanan aidatların ve yapılan tüm harcamaların, tarih sırasıyla ve belgelere (fatura, makbuz) dayalı olarak kaydedildiği resmi muhasebe defteridir. Mali şeffaflığın temelidir.

Apartman Yönetimi Evrakları

3. MALİ BELGELER VE KAYITLAR (Hesap Verebilirliğin Kanıtı)

Bu belgeler, İşletme Defteri’ne yapılan kayıtların dayanağını oluşturur ve en az 5 yıl süreyle saklanmalıdır.

• Gelir Makbuzları ve Banka Dekontları: Toplanan tüm aidatlar ve diğer gelirler için kesilen makbuzların kopyaları veya banka dekontları.
• Gider Faturaları ve Fişleri: Apartman adına yapılan her bir harcamanın (elektrik faturası, temizlik malzemesi, asansör bakımı vb.) mutlaka resmi faturası, fişi veya gider pusulası olmak zorundadır. Faturasız harcama yapılamaz.
• Banka Hesap Ekstreleri: Apartman yönetimi adına açılmış olan banka hesabının aylık veya dönemsel hesap hareketlerini gösteren ekstreleri.
• İşletme Projeleri (Bütçeler): Genel Kurul tarafından onaylanmış geçmiş ve mevcut döneme ait tüm yıllık bütçeler.
• Denetçi Raporları: Denetçinin, yönetimin hesap ve faaliyetlerini inceledikten sonra hazırladığı ve Genel Kurul'a sunduğu raporlar.
• Vergi Levhası (Potansiyel): Apartman adına açılan banka hesabı ve personel istihdamı için Vergi Dairesi'nden alınan potansiyel vergi numarasını gösteren belge.

4. İDARİ VE OPERASYONEL BELGELER (Gündelik İşleyiş)

• Kat Malikleri Listesi (Güncel): Tüm bağımsız bölüm sahiplerinin ad, soyad, T.C. kimlik no (gerekliyse), adres ve iletişim bilgilerini içeren güncel liste. Genel Kurul çağrıları için zorunludur.
• Genel Kurul Evrakları: Toplantı çağrı mektupları, tebliğ edildiğine dair imzalı tutanaklar (Tebliğ-Tebellüğ Tutanağı) veya iadeli taahhütlü posta gönderi belgeleri, toplantıya katılanların imzaladığı Hazirun Cetveli.
• Hizmet Sözleşmeleri: Apartmanın hizmet aldığı tüm firmalarla (asansör bakım, güvenlik, ilaçlama, hukuki danışmanlık, profesyonel yönetim vb.) yapılan sözleşmeler.
• Sigorta Poliçeleri: Apartmanın ortak alanları için yapılmış olan yangın ve diğer risklere karşı sigorta poliçesi.
• Devir Teslim Tutanakları: Eski ve yeni yönetimler arasında yapılan görev devir teslimine ilişkin tutanaklar.

5. PERSONEL DOSYALARI (İşveren Yükümlülükleri)

Apartman Yönetimi Evrakları

Apartmanda görevli (kapıcı, güvenlik vb.) çalışıyorsa, İş Kanunu gereği her bir personel için ayrı bir özlük dosyası tutulmalıdır.

• İş Sözleşmesi
• SGK İşe Giriş Bildirgesi ve Aylık Hizmet Dökümleri
• Maaş Bordroları
• Yıllık İzin Kayıtları
• Sağlık Raporu, Kimlik Fotokopisi gibi diğer yasal belgeler.

ANAHTAR KELİMELER: apartman yönetimi evrakları, yöneticinin tutması gereken defterler, noter tasdikli karar defteri, işletme defteri, apartman gelir gider belgeleri, site yönetimi arşivleme, mersin apartman yönetimi, KMK yönetici sorumlulukları, apartman denetçi raporu, genel kurul hazirun cetveli, apartman personel özlük dosyası, devir teslim tutanağı.

Mersin'de profesyonel site ve apartman yönetimi mi arıyorsunuz? Gözde Yönetim; aidat takibi, genel kurul, personel ve bakım-onarım süreçlerini Kat Mülkiyeti Kanunu'na uygun ve şeffaf biçimde yürütür.Site yönetimi ·Apartman yönetimi ·Tüm hizmetler ·İletişim ·(0324) 325 3 325