Aidat Takip Sistemi ve Bina Yönetim Sistemi | Gözde Yönetim
Kısa Cevap: Aidat takip sistemi, apartman ve sitelerde aidat tahakkuku, tahsilat, gecikme tazminatı, gelir-gider ve belge kayıtlarının dijital ortamda tutulmasını ve kat maliklerinin kendi hesabını 7/24 görebilmesini sağlayan altyapıdır; bina yönetim sistemi bunun bakım takvimi, personel, karar defteri ve duyuruları da kapsayan genişletilmiş hâlidir. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu karar ve işletme defterlerinin tutulmasını, kat malikleri kurulunca kabul edilmiş bir işletme projesi yoksa yöneticinin gecikmeksizin işletme projesi yapmasını ve hesap vermesini zorunlu kılar; dijital sistem bu kayıtları eksiksiz, güncel ve denetlenebilir tutar. Gözde Yönetim, Mersin'de yönettiği her apartman ve sitede dijital takip sistemini yönetim hizmetinin parçası olarak kullanır ve her ay gelir-gider raporu paylaşır. Bilgi ve ücretsiz keşif için (0324) 325 3 325.
Aidat takip sistemi nedir, neden gerekir?
Aidat sorunlarının büyük bölümü tutardan değil takipsizlikten çıkar: kim hangi ay ne kadar ödedi, kimin borcu birikti, gecikme tazminatı hesaplandı mı, banka açıklamasında daire numarası yazmayan ödeme kime ait? Elle tutulan defter ve tablolar bu soruları yönetici değiştikçe cevapsız bırakır. Aidat takip sistemi, her bağımsız bölüm için tahakkuk–tahsilat–bakiye zincirini kesintisiz kaydeder; kat maliki kendi hesabını, yönetim ise tüm tablonun durumunu anlık görür. Aidatın hukuki çerçevesi için aidat nedir rehberimize bakabilirsiniz.
Kat malikleri sistemde neyi görür?
- Kendi hesabı: Aylık tahakkuk, yapılan ödemeler, kalan bakiye ve varsa gecikme tazminatı; geçmiş dönem dökümü.
- Binanın mali durumu: Aylık gelir-gider raporu, kasa ve banka bakiyeleri, işletme projesiyle karşılaştırma.
- Belgeler: Genel kurul kararları, işletme projesi, denetçi raporu, bakım ve periyodik kontrol belgeleri, sigorta poliçesi.
- Duyurular ve talepler: Toplantı çağrıları, bakım bildirimleri, arıza ve talep kayıtları ile sonuçları.
Bilgiler 7/24 erişilebilirdir; her kat maliki yalnızca kendi hesabını görür, binanın toplu raporunda kişisel borç bilgisi açık paylaşılmaz. Şeffaflığın en somut sonucu, genel kurulda ibra oylamasının sürprizsiz geçmesidir (ibra ne demek).
Yönetime ne kazandırır?
- Tahakkuk ve tahsilat düzeni: Aidat ve avanslar işletme projesine göre otomatik tahakkuk eder; banka hareketleri dairelerle eşleştirilir, elden tahsilat makbuzla kaydedilir.
- Gecikme yönetimi: Vadesi geçen borç için Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 20. maddesindeki aylık %5 gecikme tazminatı hesaplanır; hatırlatma, yazılı ihtar ve gerekirse icra adımları kayıtlı bir takvimle yürür.
- Gelir-gider ve raporlama: Faturalar, bordrolar ve ödemeler gider kalemlerine işlenir; aylık rapor tek tuşla hazırlanır, yıl sonunda faaliyet raporu ve yeni işletme projesi bu veriden çıkar.
- Bakım takvimi: Asansör periyodik kontrolü, yangın tüpleri, su deposu, sigorta yenileme gibi işler tarihleriyle takvime bağlanır; kaçan kontrol kalmaz.
- Defter ve belge arşivi: Noter tasdikli karar ve işletme defterlerinin yanında dijital kopya ve tebligat kayıtları saklanır; devirde hiçbir şey kaybolmaz. Yasal yükümlülükler için defter tutma sayfamıza bakın.
Aidat takip programı satın almak mı, profesyonel yönetim mi?
| Konu | Yalnızca program (gönüllü yönetici kullanır) | Gözde Yönetim ile dijital sistem |
|---|---|---|
| Veri girişi ve güncellik | Yöneticinin zamanına bağlı; girilmezse rapor yanlış | Yönetim ekibi günlük işler; kayıt hizmetin parçası |
| Tahsilat takibi | Program borcu gösterir, takibi yine yönetici yapar | Hatırlatma, ihtar ve icra süreci yönetimce yürütülür |
| Bordro, SGK, bakım | Programın dışında kalır | Aynı sistemde, aynı ekip tarafından takvimli |
| Devir ve süreklilik | Lisans ve şifre yöneticide; değişimde kopukluk riski | Kayıtlar ana gayrimenkule aittir; devir tutanakla |
| Maliyet | Lisans ücreti + yöneticinin emeği | Yönetim ücretine dahil; işletme projesinde görünür |
Küçük ve sorunsuz bir apartmanda gönüllü yöneticinin iyi bir programla çalışması yeterli olabilir. Personeli, teknik tesisi ya da tahsilat sorunu olan yapılarda ise programın kendisi değil, onu işleten ekip farkı yaratır. Hizmet kapsamı için apartman yönetimi ve site yönetimi sayfalarımıza bakabilirsiniz.
Geçiş süreci: mevcut kayıtlardan dijital sisteme
- Keşif ve mevcut durum: Defterler, banka hesapları, aidat alacak listesi ve personel kayıtları incelenir; eksik ya da tutarsız kayıtlar tespit edilir.
- Devir ve aktarım: Genel kurul kararı sonrası tutanakla devralınan kayıtlar sisteme aktarılır; açılış bakiyeleri kat maliki bazında doğrulanır.
- Erişim: Kat maliklerine kendi hesaplarına erişim tanımlanır; ilk duyuru ve işletme projesi sistem üzerinden paylaşılır. Bu aşama genellikle bir hafta içinde tamamlanır.
- İlk ay raporu: İlk ayın sonunda gelir-gider raporu ve alacak listesi paylaşılır; sonrasında her ay düzenli olarak devam eder.
Güvenlik ve kişisel veriler
Sistemde yalnızca yönetim için gerekli asgari kişisel veri tutulur (ad, bağımsız bölüm, iletişim, hesap hareketleri). Erişim yetkili kullanıcılarla sınırlıdır; kat maliki yalnızca kendi hesabını görür, toplu raporlarda kişisel borç bilgisi açıkça listelenmez. Yedekleme ve kayıt saklama süreleri defter tutma yükümlülükleriyle uyumlu tutulur; devir hâlinde kayıtlar ana gayrimenkule ait olduğu için yeni yönetime eksiksiz teslim edilir.
Takip araçları: çizelge örnekleri
Dijital sisteme geçmeden önce ya da küçük binalarda elle takip için apartman aidat takip çizelgesi, aidat çizelgesi örneği ve gelir-gider tablosu örneği yazılarımızdaki şablonlar kullanılabilir; aynı alanlar dijital sistemde otomatik üretilir.
Mersin'de apartman veya siteniz için dijital aidat takip ve bina yönetim sistemini yönetim hizmetiyle birlikte devralmak isterseniz ücretsiz keşif için (0324) 325 3 325 numarasından ya da iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Aidat takip sistemi nedir?
Apartman veya sitedeki her bağımsız bölüm için aidat tahakkukunu, ödemeleri, bakiyeyi ve gecikme tazminatını kayıt altına alan; kat maliklerinin kendi hesabını, yönetimin ise tüm tahsilat durumunu anlık görebildiği dijital altyapıdır. Gözde Yönetim'de bu sistem yönetim hizmetinin parçasıdır, ayrıca satın alınmaz.
Kat malikleri sistemde neleri görebilir?
Kendi borç-alacak durumunu ve ödeme geçmişini, binanın aylık gelir-gider raporunu, duyuruları, genel kurul kararları ve işletme projesi gibi belgeleri; bilgiler 7/24 erişilebilir ve yalnızca yetkili kişilere açıktır.
Aidat takip programı satın almak yerine neden profesyonel yönetim?
Program yalnızca kayıt tutar; tahsilatı kim takip edecek, gecikmede kim yazı yazacak, bordro ve bakım kim yapacak soruları açık kalır. Profesyonel yönetimde sistem, bu işleri yürüten ekibin aracıdır: veriyi de işi de aynı sorumlu yönetir.
Bina yönetim sistemi hangi kayıtları tutar?
Aidat ve avans tahakkukları, tahsilatlar, banka hareketleri, gider faturaları ve makbuzlar, personel bordro kayıtları, bakım ve periyodik kontrol takvimi, karar defteri ve işletme projesi gibi belgeler, arıza ve talep bildirimleri.
Mevcut yönetimden dijital sisteme geçiş ne kadar sürer?
Devir tutanağıyla alınan defter, hesap ve alacak listeleri sisteme aktarılır; genellikle bir hafta içinde kat malikleri kendi hesabını görmeye başlar, ilk ay sonunda ilk faaliyet raporu paylaşılır.
Kişisel veriler nasıl korunur?
Sistemde yalnızca yönetim için gerekli asgari veri tutulur; her kat maliki yalnızca kendi hesabını görür, binanın toplu raporlarında kişisel borç bilgisi açıkça paylaşılmaz ve erişim yetkili kullanıcılarla sınırlıdır.
Aidat Takip Sistemi ve Bina Yönetim Sistemi hizmeti için ücretsiz keşif ve teklif:(0324) 325 3 325 — İletişim sayfası