Apartman Yönetimi İşletme Defteri Noter Tasdiki 2025-2026

Ana Sayfa › Blog · 22 Ağustos 2025 — Gözde Yönetim

Apartman Yönetimi İşletme Defteri Noter Tasdiki: Mersin'de Yasal Prosedürler

Mersin’deki apartman ve site yöneticilerinin en önemli yasal yükümlülüklerinden biri, Kat Mülkiyeti Kanunu’na (KMK) uygun olarak apartman işletme defterini düzenli ve şeffaf bir şekilde tutmaktır. İşletme defteri, bir apartmanın tüm gelir ve giderlerinin kayıt altına alındığı, mali durumunun belgelendiği en önemli defterdir. Ancak, bu defterin noter tasdikli olup olmayacağı konusu, yöneticiler arasında sıkça kafa karışıklığına neden olabilir. Bu makalede, apartman yönetimi işletme defteri noter tasdiki konusunu yasal dayanaklarıyla birlikte ele alacak, bu defterin neden önemli olduğunu ve Mersin’deki uygulamaları detaylı bir şekilde açıklayacağız.

İşletme Defteri Noter Tasdiki Zorunlu mu?

Kat Mülkiyeti Kanunu ayrı bir “işletme defteri” tanımlamaz. Kanuna göre yönetici, kat malikleri kurulu kararlarını, ihtar ve tebligatların özetini ve bütün giderleri, sayfaları noter mühürüyle tasdikli olan karar defterine tarih sırasıyla yazmakla yükümlüdür (KMK m.32 ve m.36). Bunun dışında ayrıca tutulan bir gelir-gider defteri veya dijital kayıt için kanunda ayrı bir noter tasdiki kuralı yoktur; ancak bu kayıt, giderlerin tasdikli deftere işlenmesi zorunluluğunun yerine geçmez.

Karar defteri açılışta notere tasdik ettirilir ve her takvim yılı bittikten sonra bir ay içinde, yani Ocak ayında, yönetici tarafından notere kapattırılır (KMK m.32 ve m.36/2).

Ancak bu durum, yöneticinin işletme defterini herhangi bir şekilde tutabileceği anlamına gelmez. İşletme defterinin, yöneticinin hesap verebilirliğini ve mali şeffaflığı sağlamak amacıyla, bir sonraki Kat Malikleri Kurulu toplantısında sunulmak üzere, düzenli ve belgelendirilmiş bir şekilde tutulması gerekir. Yapılan tüm harcamaların fatura, makbuz veya gider makbuzu gibi yasal belgelerle desteklenmesi zorunludur.

İşletme Defterinin Önemi ve İçeriği

İşletme defteri, bir apartmanın mali durumunun güncel bir özeti ve yasal kanıtıdır. İçeriğinde şu bilgilerin bulunması gerekir:

• Gelirler: Toplanan aidatlar, kiralar, toplanan fonlar gibi tüm gelir kalemleri.
• Giderler: Personel maaşları, elektrik, su, doğal gaz faturaları, bakım-onarım giderleri ve diğer tüm harcamalar.
• Belge Numarası: Her gelir ve gider kalemi için ilgili belgenin (fatura, makbuz vb.) numarası.
• Tarih ve Açıklama: İşlemin gerçekleştiği tarih ve işlemle ilgili kısa bir açıklama.

Karar Defteri ile İşletme Defteri Arasındaki Fark

Apartman Yönetimi İşletme Defteri Noter Tasdiki

Yöneticilerin en çok karıştırdığı konulardan biri olan bu farkı netleştirmek önemlidir:

• Apartman Karar Defteri: Kat Malikleri Kurulu toplantılarında alınan tüm kararların kaydedildiği, noter tasdikli, her yıl Ocak ayında notere kapattırılan ve yasal olarak zorunlu bir defterdir. Giderler de bu deftere yazılır (KMK m.36).
• Apartman İşletme Defteri: Gelir-gider kayıtlarının ayrıca tutulduğu, kanunda ayrı bir tasdik kuralı bulunmayan yardımcı defter; giderlerin asıl kaydı yine karar defterine yapılır.

Defter Tasdik Ücreti Nasıl Hesaplanır?

Ücreti belirleyen düzenlemeler:

• Noterlik Ücret Tarifesi: Noterlik Kanunu'na dayanılarak her yıl yeniden hazırlanır, Adalet Bakanlığı tarafından Aralık ayı sonunda Resmî Gazete'de yayımlanır ve 1 Ocak'tan itibaren uygulanır. Tarifede "defter onaylama ücreti" için ayrı bir madde bulunur.
• Harçlar Kanunu (2) sayılı tarife: Noter harçları arasında "defter tasdiki" kalemi yer alır. Bu maktu harçlar kural olarak her yıl yeniden değerleme oranında artırılır ve yeni tutarlar yıl sonunda yayımlanan Harçlar Kanunu Genel Tebliği ile ilan edilir.

• İşlemin türü: Ara ve kapanış onayında sayfa sayısına bağlı olmayan maktu bir bedel alınır. Açılış tasdikinde ise defter başına alınan bedele ek olarak, sayfaların mühürlenmesi için sayfa sayısına göre artan bir bedel eklenir.
• Sayfa sayısı: Açılışta defterin her sayfası mühürlendiği için ücret ve harç, belirli sayfa aralıklarına göre artar. Kalın bir defterin açılışı, ince bir defterden daha pahalıya gelir.
• KDV: Noterin hizmet bedeline KDV eklenir; harç tutarı KDV'ye tabi değildir.

Pratik öneriler:

• Notere gitmeden önce telefonla güncel yılın tarifesine göre toplam bedeli sorun.
• Açılış için sayfaları 1'den başlayarak sıra numaralı, boş bir defter götürün.
• Kapanış onayını takvim yılı bittikten sonraki bir ay içinde, yani Ocak sonuna kadar yaptırın (KMK m.36/2).
• Apartmanda denetçi atanmışsa, denetçinin tutacağı defter de noter tasdikli olmalıdır (KMK m.41).
• Resmî tarifeyi Resmî Gazete'de (resmigazete.gov.tr) "Noterlik Ücret Tarifesi" başlığıyla, harç tutarlarını ise Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı Harçlar Kanunu Genel Tebliği'nde bulabilirsiniz.

Mersin'de Profesyonel Yönetimin Getirdiği Çözüm

Geleneksel apartman yönetiminde, işletme defterinin manuel olarak tutulması ve belgelendirilmesi, yöneticiler için oldukça zaman alıcı ve hata yapmaya açık bir süreç olabilir. Hatalı veya eksik kayıtlar, yöneticinin şahsi sorumluluğuna yol açabilir.

Gözde Yönetim gibi profesyonel yönetim şirketleri, bu süreçleri titizlikle yönetir:

• Dijital ve Şeffaf Yönetim: Tüm gelir ve giderler, modern yönetim yazılımları aracılığıyla anlık olarak kaydedilir. Kat malikleri, mobil uygulama veya web sitesi üzerinden finansal duruma kolayca erişebilir.
• Yasalara Uygun Kayıt: Tüm harcamalar fatura veya makbuzlarla belgelendirilir ve yasal mevzuata uygun bir şekilde kaydedilir.
• Kolay Denetim: Apartman denetçisi veya kat malikleri, dijital ortam üzerinden tüm kayıtları kolayca inceleyebilir ve yöneticinin mali işlemleri doğru yürütüp yürütmediğini kontrol edebilir.

İletişim Bilgileri:

• Telefon: +90 324 325 33 25
• Adres: Kiremithane Mah. Silifke Cad. Başeğmez Apt. K2, D:3 Akdeniz Mersin

Sıkça Sorulan Sorular

S: İşletme defteri noter tasdikli değilse yasal geçerliliği yok mudur? C: Kanun, giderlerin noter tasdikli karar defterine yazılmasını ister (KMK m.36). Ayrıca tutulan bir gelir-gider defterinin tasdiki zorunlu değildir; böyle bir kaydın ispat gücü, her harcamanın fatura veya makbuzla belgelenmesine ve tasdikli defterdeki kayıtlarla uyumlu olmasına bağlıdır.

S: Yönetici işletme defterini göstermeyi reddederse ne olur? C: Yöneticinin, Kat Malikleri Kurulu veya denetçinin talebine rağmen işletme defterini göstermemesi, görevini ihmal ettiği anlamına gelir. Bu durum, yöneticinin görevden alınması için haklı bir nedendir.

S: İşletme defterinin tüm belgeleri ne kadar süre saklanmalıdır? C: Kat Mülkiyeti Kanunu, karar defterinin ve giderlere ait belgelerin bir dosyada saklanmasını zorunlu tutar ama belirli bir süre öngörmez (KMK m.36). Yönetici değişse bile defter ve belgeler yeni yöneticiye devredilmeli; olası hesap ve alacak uyuşmazlıkları düşünülerek uzun süre, tercihen süresiz saklanmalıdır.

S: 2026 defter tasdik ücreti ne kadar? C: Tek bir sabit rakam yoktur. Bedel; 2026 Yılı Noterlik Ücret Tarifesi’ne göre alınan noter ücretlerinden, Harçlar Kanunu’ndaki defter tasdik harcından ve noter ücretine eklenen KDV’den oluşur. Açılışta defterin sayfa sayısı belirleyicidir; ara ve kapanış onayında ise sayfa sayısından bağımsız maktu bir bedel alınır. Güncel toplamı öğrenmenin en kısa yolu, defterinizin sayfa sayısını belirterek gideceğiniz noterliğe sormaktır.

S: Karar defterinin her yıl yeniden tasdik ücreti ödenir mi? C: Defter açılışta bir kez tasdik edilir. Sonraki yıllarda her Ocak ayında yapılan kapanış onayı için ayrıca bir bedel ödenir; bu bedel açılış tasdikinden farklı hesaplanır ve sayfa sayısına bağlı değildir. Defter dolduğunda yeni defter için yeniden açılış tasdiki yaptırılır.

Mersin'de profesyonel site ve apartman yönetimi mi arıyorsunuz? Gözde Yönetim; aidat takibi, genel kurul, personel ve bakım-onarım süreçlerini Kat Mülkiyeti Kanunu'na uygun ve şeffaf biçimde yürütür.Site yönetimi ·Apartman yönetimi ·Tüm hizmetler ·İletişim ·+90 324 325 33 25