Apartman Gelir Gider Defteri Örneği 2025-2026
MERSİN APARTMANLARI İÇİN UYGULAMALI REHBER: APARTMAN GELİR GİDER DEFTERİ ÖRNEĞİ VE DOLDURMA KURALLARI
Yönetimde Şeffaflığın Temeli: Mersin İçin Adım Adım Gelir Gider Defteri Nasıl Doldurulur?
21 Ağustos 2025, Perşembe… Mersin’in Toroslar ilçesindeki bir apartmanda yeni seçilen yönetici, elinde noterden yeni alınmış, boş ve tertemiz bir defterle duruyor. Bu defter, yani apartmanın resmi İşletme (Gelir-Gider) Defteri, önümüzdeki bir yıl boyunca apartmanın tüm mali hafızası olacak. Ancak boş sayfaları görmek, pek çok gönüllü yönetici için endişe verici olabilir: “Nereden başlamalıyım? Hangi bilgiyi nereye yazacağım? Ya bir hata yaparsam?” Bu endişeler yersiz değil, çünkü bu defterin usulüne uygun ve hatasız bir şekilde doldurulması, yöneticinin en temel yasal sorumluluğudur ve şeffaf bir yönetimin de ilk adımıdır.
Gözde Yönetim olarak, Kiremithane Mah Silifke Caddesi Başeğmez Apt No 102 / 1/1 Akdeniz Mersin’deki merkezimizden, Yenişehir’den Mezitli’ye tüm Mersin’deki yöneticilere, bu sürecin aslında ne kadar basit ve mantıklı olduğunu göstermek için bu uygulamalı rehberi hazırladık. Bu yazıda, size sadece bir apartman gelir gider defteri örneği sunmakla kalmayacak, aynı zamanda her bir kaydı nasıl doğru bir şekilde yapacağınızı da anlatacağız. Profesyonel ve dijital çözümlerimiz hakkında bilgi almak için +90 324 325 33 25 numaralı telefondan bize ulaşabilirsiniz.
Gelir Gider Defteri Nedir ve Neden Noter Onaylı Olmalıdır?
Apartman Gelir-Gider Defteri (veya hukuki adıyla İşletme Defteri), bir apartmanın belirli bir dönemdeki tüm mali hareketlerinin, yani kasaya giren tüm paraların (gelirler) ve kasadan çıkan tüm paraların (giderler) belgelere dayalı olarak kaydedildiği resmi ve yasal bir defterdir. Kat Mülkiyeti Kanunu’na (KMK) göre bu defterin tutulması zorunludur.
Kırtasiyeden alınan herhangi bir defterin bu iş için kullanılması hukuken geçersizdir. Defterin, kullanılmaya başlanmadan önce mutlaka bir notere götürülerek her sayfasının numaralandırılması ve mühürlenmesi (“tasdik ettirilmesi”) gerekir. Noter onayı, defterden sayfa koparılmasını veya araya sonradan sayfa eklenmesini engelleyerek, kayıtların bütünlüğünü ve güvenilirliğini garanti altına alır.
Apartman Gelir Gider Defteri Örneği: Bir Sayfanın Anatomisi
İşletme defterleri genellikle karşılıklı iki sayfadan oluşur. Sol sayfa GELİR bölümü, sağ sayfa ise GİDER bölümüdür. Aşağıda, Mersin’deki “Huzur Apartmanı” için doldurulmuş hayali bir örnek sayfa görebilirsiniz:
——————————— GELİR SAYFASI ———————————
Defteri Doldururken Dikkat Edilmesi Gereken Altın Kurallar
Yukarıdaki örneği doğru bir şekilde oluşturmak için aşağıdaki kurallara harfiyen uymalısınız:
1. Her İşlemi Tarih Sırasına Göre Kaydedin Defter, kronolojik bir günlük gibidir. Gelir veya gider hangi tarihte gerçekleştiyse, o tarih sırasına göre deftere işlenmelidir. Ay sonunda tüm kayıtları toplu halde yazmak, karışıklığa ve hatalara yol açar.
2. Her Kaydın Bir Belgesi Olmalı: “Belgesiz Kayıt Olmaz!” Bu, en önemli kuraldır. Deftere yazdığınız her bir giderin mutlaka resmi bir belgesi (fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, maaş bordrosu) olmalıdır. Bu belgenin tarihini ve numarasını, yukarıdaki örnekte olduğu gibi, “Açıklama” kısmına mutlaka yazın. Aynı şekilde, aldığınız her aidat için ya bir tahsilat makbuzu kesmeli ya da banka dekontunu kanıt olarak saklamalısınız. Belgeler, defterdeki sıra numarasına göre bir klasörde arşivlenmelidir.
3. Açıklamaları Net ve Anlaşılır Yazın Birkaç ay sonra geri dönüp baktığınızda veya sizden sonraki yönetici incelediğinde, her kaydın ne anlama geldiği net bir şekilde anlaşılmalıdır.
- Kötü Açıklama: "Aidat" veya "Fatura"
- İyi Açıklama: "Daire 5 - Ayşe Yılmaz - Ağustos 2025 Aidatı (Makbuz No: 015)" veya "MESKİ - Temmuz 2025 Dönemi Ortak Alan Su Faturası (Fatura No: 98765)"
5. Aylık ve Yıllık Toplamları Alın ve Kasa Mutabakatı Yapın Her ayın sonunda, hem gelir hem de gider sayfalarının toplamını alın. “Ay sonu devreden kasa” veya “banka bakiyesi” ile defterinizdeki rakamların uyuşup uyuşmadığını kontrol edin (mutabakat yapın). Yıl sonunda ise genel bir bilanço çıkararak, defteri notere götürüp “kapanış tasdiki” yaptırmayı unutmayın.
Dijital Dönüşüm: Profesyonel Yönetim Yazılımları ve Gözde Yönetim Yaklaşımı
Tüm bu işlemleri elle yapmak, özellikle Mersin’in Erdemli veya Mezitli gibi büyük sitelerinde neredeyse imkansızdır. İşte bu noktada teknoloji devreye girer. Gözde Yönetim olarak, tüm bu mali süreçleri özel bina gelir gider programları üzerinden yürütüyoruz.
- Tüm gelir ve giderler anlık olarak dijital ortama işlenir.
- Raporlar tek tuşla, hatasız bir şekilde oluşturulur.
- Kat malikleri, kendilerine özel şifrelerle sisteme girerek tüm mali durumu 7/24 şeffaf bir şekilde takip edebilir.
- Bu dijital kayıtlar, periyodik olarak özetlenerek noter onaylı resmi deftere hukuka uygun şekilde aktarılır.
Sıkça Sorulan Sorular
1. Apartman defterinin her yıl yeniden notere onaylatılması gerekir mi? Hayır. Bir defterin onayı (tasdiki) bir kez yapılır ve defterin sayfaları dolana kadar kullanılır. Ancak, bir önceki takvim yılına ait kayıtların, yeni yılın Ocak ayı sonuna kadar notere götürülerek “kapanış tasdiki” yaptırılması yasal bir zorunluluktur.
2. Banka dekontu veya kredi kartı slibi, bir harcama için fatura yerine geçer mi? Hayır. Dekont veya slip, sadece ödemenin yapıldığını kanıtlar, ancak ne için harcama yapıldığını resmi olarak belgelemez. Gider kaydı için mutlaka mal veya hizmeti aldığınız firmadan fatura, fiş gibi resmi bir belge almanız şarttır.
3. Kat maliki olarak bu defteri inceleme hakkım var mı? Kesinlikle evet. Her kat maliki, dilediği zaman apartman yöneticisinden gelir-gider defterini ve bu defterdeki kayıtların dayanağı olan fatura/makbuz gibi belgeleri göstermesini talep etme hakkına sahiptir. Yönetici bu talebi yerine getirmekle yükümlüdür.
4. Excel’de çok detaylı bir gelir-gider tablosu tutuyorum. Bu, resmi defter yerine geçer mi? Hayır. Excel veya benzeri programlarda tutulan tablolar, yöneticinin işini kolaylaştıran yardımcı araçlardır ve raporlama için çok faydalıdır. Ancak hukuken hiçbir geçerlilikleri yoktur. Yasal olarak tek muteber kayıt, noter tarafından onaylanmış, elle doldurulmuş fiziki işletme defteridir.
Mersin'de profesyonel site ve apartman yönetimi mi arıyorsunuz? Gözde Yönetim; aidat takibi, genel kurul, personel ve bakım-onarım süreçlerini Kat Mülkiyeti Kanunu'na uygun ve şeffaf biçimde yürütür.Site yönetimi ·Apartman yönetimi ·Tüm hizmetler ·İletişim ·+90 324 325 33 25