Apartman Karar Defteri Nasıl Yazılır? Örnek ve 4 Adım 2026

Ana Sayfa › Blog · 19 Ağustos 2025 — Gözde Yönetim

Elbette, apartman yönetiminin en kritik ve resmi belgesi olan Apartman Karar Defteri’nin nasıl doğru ve hukuka uygun bir şekilde yazılacağını, hem adımlar halinde anlatarak hem de net bir örnekle göstererek açıklayalım.

Bir karar defteri, sadece alınan kararların yazıldığı bir not defteri değil, apartmanın hafızası ve olası bir anlaşmazlıkta mahkemede delil niteliği taşıyan en güçlü belgedir. Bu nedenle her adımı titizlikle uygulamak gerekir.

Apartman Karar Defteri Yazma Süreci (4 Adımda)

Adım 1: Toplantı Öncesi Yasal Hazırlıklar

Karar yazma işlemi toplantıdan önce başlar. Eksik bir hazırlık, en doğru yazılmış kararı bile geçersiz kılabilir.

1. Noter Tasdiki: Defter, kullanılmaya başlanmadan önce notere götürülerek "açılış tasdiki" yaptırılır. Her yıl yeni defter açtırmak gerekmez; ancak KMK m.36 gereği defterin her takvim yılının bitiminden itibaren bir ay içinde (Ocak ayında) notere kapattırılması zorunludur; aynı defter sayfaları bitene kadar kullanılır. Sayfalar dolduğunda ise son "kapanış tasdiki" yaptırılıp yeni bir deftere geçilir. Noter tasdiki olmayan bir defterin geçerliliği tartışmalıdır ve ispat gücü zayıflar. Ayrıntı: karar defteri her yıl noter onayı zorunlu mu.
2. Gündem Belirleme: Toplantıda görüşülecek tüm konular (yönetici seçimi, aidatların belirlenmesi, onarım işleri vb.) net bir şekilde listelenir.
3. Toplantı Çağrısı: Tüm kat maliklerine, toplantı tarihinden en az 15 gün önce, belirlenen gündemi içeren bir çağrı mektubu gönderilir. Bu çağrının iadeli taahhütlü mektupla veya imza karşılığı elden teslim edilmesi, herkesin haberdar edildiğini yasal olarak kanıtlamak için kritik öneme sahiptir. Çağrıda, ilk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamazsa, ikinci toplantının nerede ve ne zaman yapılacağı belirtilmelidir; ikinci toplantı en geç 15 gün sonra yapılır ve kararlar toplantıya katılanların salt çoğunluğuyla alınır (KMK m.30).

Adım 2: Toplantı Anında Dikkat Edilecekler

1. Hazirun Cetveli: Toplantı başında, katılanların (bizzat veya vekaleten) adını, soyadını ve imzasını aldığı bir liste (hazirun cetveli) hazırlanır. Bu liste, toplantı ve karar yeter sayısının tespitinde kullanılır ve karar defterine eklenebilir.
2. Toplantı Yeter Sayısı: İlk toplantının başlayabilmesi için kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı bakımından yarısından fazlasının toplantıda olması gerekir.
3. Divan Heyeti Seçimi: Toplantıyı yönetmek üzere katılımcılar arasından bir Divan Başkanı ve kararları yazmak üzere bir Yazman seçilir.

Adım 3: Kararların Deftere Yazılması

İşte kararın fiilen deftere işlendiği aşama. Yazman üye, aşağıdaki unsurları eksiksiz olarak deftere geçirmelidir:

• Başlık Bilgileri: Karar No, Karar Tarihi ve Toplantı Yeri.
• Katılım Bilgisi: Toplam bağımsız bölüm sayısı ve toplantıya katılanların sayısı (vekaleten ve asaleten olarak) belirtilerek toplantı yeter sayısının sağlandığı yazılır.
• Gündem Maddesi: Hangi gündem maddesinin görüşüldüğü açıkça belirtilir.
• Karar Metni: Yapılan görüşmeler özetlenir ve alınan karar, hiçbir yoruma veya belirsizliğe yer vermeyecek şekilde net bir dille yazılır. Rakamlar hem sayıyla hem de yazıyla belirtilebilir.
• Oylama Sonucu: Kararın "oy birliği" ile mi yoksa "oy çokluğu" ile mi alındığı mutlaka belirtilir. Eğer oy çokluğu ile alındıysa, karara katılmayan (muhalif olan) kat maliklerinin de adları yazılabilir.
• İmzalar: En önemli kısımdır. Toplantı sonunda, yazılan kararların altına toplantıya katılan TÜM kat malikleri ve divan heyeti imza atmalıdır. İmza eksikliği kararı geçersiz kılabilir.

Adım 4: Toplantı Sonrası

Apartman karar defteri nasıl yazılır örnek

Toplantıya katılmamış olan kat maliklerine, alınan kararların bir suretinin tebliğ edilmesi (imza karşılığı veya iadeli taahhütlü posta ile), kararların herkes için bağlayıcı olmasını sağlar.

ÖRNEK: Dış Cephe Mantolama ve Boyama Kararı

Aşağıda, büyük bir onarım kararı örneği bulunmaktadır.

KARAR NO: 2025/02 KARAR TARİHİ: 19.08.2025

TOPLANTI YERİ: Çamlıca Apartmanı Toplantı Salonu

TOPLANTIYA KATILANLAR:

Çamlıca Apartmanı’nda bulunan toplam 20 (yirmi) adet bağımsız bölümün, 15 (on beş) adedine bizzat, 2 (iki) adedine ise vekaleten olmak üzere toplam 17 (on yedi) adet bağımsız bölüm malikinin katılımıyla hem sayı hem de arsa payı çoğunluğunun sağlandığı tespit edilmiştir. Hazirun cetveli ektedir. Toplantı saat 20:00’de başlatılmıştır.

GÜNDEM MADDESİ: Apartman dış cephesinin ısı yalıtımı (mantolama) ve boyanması işlerinin görüşülmesi ve karara bağlanması.

ALINAN KARARLAR:

Divan Başkanlığı’na Daire 5 maliki Ahmet Yılmaz, Yazman üyeliğe Daire 8 maliki Zeynep Öztürk’ün oy birliği ile seçilmesinin ardından gündem maddesinin görüşülmesine geçilmiştir.

Yönetici Ali Vural tarafından, apartman dış cephesindeki yıpranmalar, ısı kayıpları ve artan yakıt maliyetleri hakkında bilgi verilmiştir. Bu iş için 3 (üç) farklı firmadan alınan teklif dosyaları (A Firması: 480.000 TL, B Firması: 500.000 TL, C Firması: 475.000 TL) kat maliklerine sunulmuş ve incelenmiştir.

Yapılan görüşmeler ve tekliflerin değerlendirilmesi sonucunda;

1. Apartman ana gayrimenkulünün dış duvarlarının ısı yalıtımı (mantolama) ve boyanması işinin yapılmasına,
2. Bu iş için en uygun teklifi veren C Firması ile 475.000,00 TL (Dört Yüz Yetmiş Beş Bin Türk Lirası) bedel üzerinden sözleşme yapılmasına,
3. Yönetici Ali Vural'a, C Firması ile apartman adına sözleşme imzalama, işin seyrini denetleme ve hak ediş ödemelerini yapma konusunda tam yetki verilmesine,
4. İşin toplam bedeli olan 475.000,00 TL'nin karşılanması amacıyla, her bir bağımsız bölümden eşit olarak 23.750,00 TL (Yirmi Üç Bin Yedi Yüz Elli Türk Lirası) demirbaş avansı (ek aidat) toplanmasına,
5. Bu bedelin ilk taksiti 11.875,00 TL'nin en geç 30.09.2025 tarihine, ikinci taksiti 11.875,00 TL'nin ise en geç 30.10.2025 tarihine kadar apartman banka hesabına ödenmesine,
6. Ödemede geciken kat maliklerinden Kat Mülkiyeti Kanunu'nun ilgili maddeleri uyarınca yasal işlem başlatılmasına,

İşbu karar, toplantı mahallinde düzenlenmiş ve aşağıda isimleri bulunan kat malikleri ve divan heyeti tarafından imza altına alınmıştır.

Divan Başkanı Ahmet Yılmaz (İmza)

Yazman Üye Zeynep Öztürk (İmza)

Toplantıya Katılan Kat Malikleri (İsim-Soyisim / Daire No / İmza):

1. Ali Vural / Daire 1 / (İmza)
2. Ayşe Kaya / Daire 2 / (İmza)
3. ... (Tüm katılanlar listelenir ve imzalar alınır) ...
4. ...

Mersin'de profesyonel site ve apartman yönetimi mi arıyorsunuz? Gözde Yönetim; aidat takibi, genel kurul, personel ve bakım-onarım süreçlerini Kat Mülkiyeti Kanunu'na uygun ve şeffaf biçimde yürütür.Site yönetimi ·Apartman yönetimi ·Tüm hizmetler ·İletişim ·(0324) 325 3 325