Apartman Karar Defteri Her Yıl Noter Onayı Zorunlu mu? (KMK m.36 Cevabı)
Kısa Cevap: Evet, kısmen. Apartman karar defteri için her yıl yeni bir defter alıp açılış tasdiki yaptırmak zorunlu değildir; açılış tasdikli bir defter sayfaları bitene kadar kullanılır. Ancak Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 36. maddesi, bu defterin her takvim yılının bitiminden başlayarak bir ay içinde (yani Ocak ayı sonuna kadar) yönetici tarafından notere kapattırılmasını zorunlu kılar. Uygulamada "yıl sonu kapanış tasdiki" veya "ara tasdik" denilen bu işlem her yıl yapılır; defter dolduğunda ise son kapanış tasdiki yaptırılıp yeni defter için açılış tasdiki alınır. Yıl sonu kapatmayı ihmal eden yönetici hakkında kanunun 33. maddesinin son fıkrasındaki yaptırım uygulanabilir.
Sorunun kısa tarihi: neden herkes farklı söylüyor?
"Karar defteri her yıl notere götürülür mü?" sorusuna internette iki zıt cevap verilir. Bir görüş, apartmanların ticari işletme olmadığını, dolayısıyla Türk Ticaret Kanunu'ndaki yıllık defter tasdikinin apartmanlara uygulanmayacağını söyler. Bu tespit doğrudur; ancak eksiktir. Çünkü apartmanların tabi olduğu 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun kendisi, karar defteri için ayrı bir yıllık noter işlemi öngörür. Cevabı ticaret hukukunda değil, KMK'nın 32. ve 36. maddelerinde aramak gerekir.
Kanun ne diyor? KMK m.32 ve m.36
- m.32 – Açılış tasdiki: Kat malikleri kurulu kararları, (1)'den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır; toplantıda bulunan bütün kat malikleri imzalar, karara aykırı oy verenler aykırılığın sebebini belirterek imza koyar. Bu, defterin kullanılmaya başlanmadan önce notere götürülmesi demektir.
- m.36 – Yıl sonu kapattırma: Yönetici, kurul kararlarını, protokolleri, ihtar ve tebligat özetlerini ve bütün giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazmak ve belgeleri bir dosyada saklamakla yükümlüdür. Maddenin ikinci fıkrası açıktır: bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Bu görevi yerine getirmeyen yöneticiye 33. maddenin son fıkrasında yazılı yaptırım uygulanır.
Dolayısıyla doğru cevap üç parçalıdır: (1) yeni defter alınırken açılış tasdiki yapılır; (2) her yıl Ocak ayı içinde o yılın son kaydının altına noterce yıl sonu kapanış şerhi düşülür ve aynı defterle devam edilir; (3) defter dolduğunda son kapanış tasdiki yapılıp yeni deftere geçilir. Noterlik uygulamasında yıl sonu kapatmaya çoğu zaman "ara tasdik" da denir; adı ne olursa olsun dayanağı KMK m.36'dır. Kanun, kapatma şerhinden sonra aynı defterin boş sayfalarıyla devam edilmesine engel bir hüküm içermez; bu, yerleşik noterlik uygulamasıdır.
Yıl içinde takvim nasıl işler?
| Zaman | İşlem | Dayanak |
|---|---|---|
| Defter ilk kez kullanılmadan önce | Açılış tasdiki: sayfalar numaralanır, her sayfa mühürlenir, ilk sayfaya şerh düşülür | m.32 |
| Her yıl 1–31 Ocak | Önceki takvim yılının son kaydının altına noterce yıl sonu kapanış şerhi; defter aynı defterle devam eder | m.36/2 |
| Defter dolduğunda | Son kapanış tasdiki; yeni defter için açılış tasdiki | m.32, m.36 |
| Yönetici değişikliğinde | Defter tutanakla yeni yöneticiye devredilir; tasdik takvimi değişmez | m.36, m.39 |
Ocak ayı aynı zamanda kanuni yıllık toplantı ve hesap verme ayıdır (m.29, m.39). Bu nedenle birçok yönetici genel kurulu yapar, yeni dönemin işletme projesini hazırlar ve aynı hafta içinde defteri notere kapattırır. Gerekli belgeler için karar defteri noter onayı için gerekli belgeler yazımıza bakabilirsiniz.
Yapılmazsa ne olur?
Yıl sonu kapatmanın ihmali, kararları kendiliğinden geçersiz kılmaz; kat malikleri kurulu kararları, m.33'teki süreler içinde (aykırı oy verenler için karar tarihinden, katılmayanlar için öğrenmeden itibaren bir ay; her hâlde altı ay) iptal davası açılmadıkça yürürlükte kalır; yalnızca yok hükmündeki kararlar için süre aranmaz. Ancak iki somut risk doğar:
- Yöneticinin sorumluluğu: m.36 yükümlülüğünü yerine getirmeyen yönetici hakkında, ilgilinin başvurusu üzerine mahkemece 33. maddenin son fıkrasındaki yaptırım uygulanabilir; ayrıca kurul bunu haklı sebep sayıp yöneticiyi değiştirebilir (m.41).
- İspat zayıflığı: Noterce kapatılmamış bir deftere sonradan sayfa eklendiği veya karar "geriye dönük" yazıldığı iddiası daha kolay ileri sürülür. Karar defteri mahkemede takdiri delildir; usulüne uygun tasdikli ve düzenli tutulmuş defterin ispat gücü çok daha yüksektir. Özellikle aidat borcu için başlatılan icra takiplerinde ve itirazın kaldırılması davalarında bu fark belirleyici olur.
Sık yapılan üç hata
- "Ticari değiliz, yıllık tasdik bize uygulanmaz" demek. TTK uygulanmaz; ama KMK m.36'nın kendi yıllık kapatma hükmü vardır.
- Her yıl yeni defter almak. Gereksiz masraftır; açılış tasdikli defter dolana kadar kullanılır, yalnızca yıl sonu kapanış şerhi alınır.
- İşletme defterini unutmak. Gelir-gider kayıtları ayrı bir işletme defterinde tutuluyorsa onun da aynı takvimle tasdik ettirilmesi ve belgelerin saklanması önerilir; denetçi raporları için de noter tasdikli ayrı bir defter öngörülmüştür (m.41).
Yöneticinin deftere ilişkin sorumluluğu
Karar defteri, yöneticinin zimmetindeki en önemli resmî evraktır. Yönetici defteri usulüne uygun tutmak (tarih, karar numarası, karar metni, katılanlar, imzalar), güvenle saklamak, kat maliklerinin inceleme taleplerini makul sürede karşılamak ve görev süresi bittiğinde yeni yöneticiye devir teslim tutanağı ile eksiksiz teslim etmekle yükümlüdür. Denetçinin temel görevlerinden biri de denetim dönemlerinde defterin varlığını, tasdik durumunu ve düzenini kontrol etmektir. Karar metinlerinin nasıl yazılacağı için karar defteri nasıl yazılır ve karar defteri örneği yazılarımıza bakabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
S: Karar defterini her yıl notere götürmek zorunda mıyım?
C: Evet. Yeni defter değil, ama mevcut defterin her takvim yılı bitiminden itibaren bir ay içinde notere kapattırılması KMK m.36 gereği zorunludur.
S: Ocak ayını kaçırdım, ne yapmalıyım?
C: Gecikmeli de olsa en kısa sürede notere gidip kapanış şerhini aldırın; gecikme yöneticinin sorumluluğunu doğurabilir, ancak işlemi yapmamaktan iyidir.
S: Defter dolmadan her yıl yeni defter açtırmak gerekir mi?
C: Hayır. Açılış tasdikli defter sayfaları bitene kadar kullanılır; her yıl yalnızca yıl sonu kapanış şerhi alınır.
S: Noter ücreti kim öder?
C: Noter ücreti, Türkiye Noterler Birliğince hazırlanıp Adalet Bakanlığınca onaylanan Noterlik Ücret Tarifesi'ne göre belirlenir ve apartmanın ortak giderlerindendir; makbuzu gelir-gider kayıtlarına işlenir.
S: Profesyonel yönetim bu takibi yapar mı?
C: Evet. Gözde Yönetim olarak Mersin'de yönettiğimiz apartman ve sitelerde açılış, yıl sonu kapanış ve defter değişimi işlemlerini yıllık takvime bağlı olarak yürütüyoruz; apartman yönetimi hizmetimizi inceleyebilirsiniz.
Mersin'de profesyonel site ve apartman yönetimi mi arıyorsunuz? Gözde Yönetim; aidat takibi, genel kurul, personel ve bakım-onarım süreçlerini Kat Mülkiyeti Kanunu'na uygun ve şeffaf biçimde yürütür.Site yönetimi ·Apartman yönetimi ·Tüm hizmetler ·İletişim ·(0324) 325 3 325